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E-Rechnungspflicht: Sind Sie betroffen, und ist Ihre Rechnung gültig?

Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € liegt, im B2B E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Empfangen können muss jedes Unternehmen sie schon seit 2025. Klären Sie in vier Fragen, was für Sie gilt, und prüfen Sie eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF sofort mit dem offiziellen KoSIT-Prüfwerkzeug. Sie bekommen einen Validierungsbericht, den Sie zur Rechnung aufbewahren können.

So funktioniert es

  1. Beantworten Sie vier Fragen: Sie sehen sofort, ab wann Sie E-Rechnungen ausstellen und empfangen müssen.
  2. Laden Sie eine Rechnung hoch (XML oder PDF mit eingebetteter XML, höchstens 2 MB).
  3. Sie bekommen sofort einen Validierungsbericht: jeder Fehler verständlich erklärt und eingeordnet als Format-, Geschäftsregel- oder Inhaltsfehler.

Bin ich betroffen?

  1. Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €? Für die Pflicht ab 2027 zählt der Gesamtumsatz des Vorjahres, also 2026, berechnet nach vereinnahmten Entgelten (§ 19 Abs. 2 UStG); bei Organschaft zählt der ganze Organkreis.
  2. Stellen Sie Rechnungen an Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber in Deutschland? Rechnungen an Privatkunden (B2C) und an Empfänger im Ausland fallen nicht unter die Pflicht.
  3. Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG? Kleinunternehmer: höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr, ohne Umsatzsteuer auf den Rechnungen.
  4. Bekommen Sie Rechnungen von Unternehmen aus Deutschland? Zum Beispiel von Lieferanten, Vermietern, Dienstleistern oder Ihrem Steuerberater.
Empfangen:
Pflicht seit 1. Januar 2025 auch für Sie: Jeder inländische Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer und Vermieter. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 40 und 62).
Ausstellen:
Pflicht ab 1. Januar 2027 für Leistungen ab diesem Tag, weil Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € liegt (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG; BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 63–65). Bis Ende 2026 dürfen Sie noch Papier- und, mit Zustimmung des Kunden, PDF-Rechnungen schreiben.
Pflicht ab 1. Januar 2028. Mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz 2026 dürfen Sie für Leistungen im Jahr 2027 noch Papier- und, mit Zustimmung des Kunden, PDF-Rechnungen schreiben (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
Keine Pflicht, auch nicht ab 2028: Kleinunternehmer dürfen immer Papier- oder PDF-Rechnungen stellen (§ 34a UStDV; BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 22). E-Rechnungen empfangen können müssen Sie trotzdem.
Keine Pflicht für Ihre heutigen Rechnungen: Rechnungen an Privatkunden und an Empfänger im Ausland sind ausgenommen. Sobald Sie an Unternehmen in Deutschland abrechnen, gilt die Pflicht ab 2027 (Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 €) oder ab 2028.

Immer ausgenommen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € Gesamtbetrag, Fahrausweise, Rechnungen an Privatkunden oder ins Ausland und nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze, etwa Wohnungsvermietung oder Heilbehandlung (§§ 33, 34 UStDV). Als E-Rechnung gelten Formate nach EN 16931, also XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL; ein reines PDF ist eine „sonstige Rechnung“.

Was droht? Ein Bußgeld nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 28). Aber wer eine E-Rechnung schulden würde und eine sonstige Rechnung schickt, stellt keine ordnungsmäßige Rechnung aus: Ihr Kunde darf daraus keine Vorsteuer ziehen (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 56), bis eine E-Rechnung nachgereicht ist.

Quellen: § 14 und § 27 Abs. 38 UStG (Wachstumschancengesetz), §§ 33, 34 und 34a UStDV, BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (Rn. 40, 56, 62–65), vom 15.10.2025 (Rn. 22, 35a) und vom 15.10.2026 (Rn. 28). Diese Einschätzung ersetzt keine Steuerberatung.

Rechnung prüfen

XRechnung (UBL oder CII) oder ZUGFeRD-/Factur-X-PDF hochladen. Den Validierungsbericht sehen Sie sofort.

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